Zarządzanie czasem a prokrastynacja

W dzisiejszych dynamicznym świecie zarządzanie czasem staje się jedną z kluczowych umiejętności, która wpływa na efektywność zarówno w życiu zawodowym, jak i prywatnym. Coraz więcej osób boryka się z problemem prokrastynacji – odkładania ważnych zadań na później. Czy wiesz, dlaczego zamiast wykonywać istotne zadania, znajdujesz inne, mniej ważne rzeczy do zrobienia? Czasami przyczyną jest stres, brak motywacji, a czasem perfekcjonizm. W tym miejscu pomogę Ci zrozumieć, czym jest prokrastynacja, jakie są jej przyczyny i objawy oraz jakie techniki i strategie mogą pomóc w jej pokonaniu. Jeśli szukasz sposobów na skuteczne zarządzanie czasem i zwiększenie produktywności, czytaj dalej.

Co to jest prokrastynacja?

Prokrastynacja to proces odkładania wykonania ważnych zadań na później, często na rzecz mniej istotnych czynności. O ile krótkoterminowe odkładanie zadań nie jest czymś nadzwyczajnym, o tyle regularne odwlekanie pracy staje się problemem, który wpływa negatywnie na zarządzanie czasem, wyniki pracy oraz w konsekwencji na poziom stresu, bo przecież te niewykonane zadania nie znikają, one kumulują się i w którymś momencie przytłaczają jeszcze bardziej. Badania prowadzone przez profesora Tima Pychyla z Carleton University pokazują, że prokrastynacja nie wynika z braku organizacji czy lenistwa, lecz z trudności w radzeniu sobie z emocjami, które pojawiają się w obliczu zadań wymagających dużego zaangażowania.

Według Pychyla, ludzie prokrastynują, ponieważ zadania, które muszą wykonać, wywołują nieprzyjemne emocje – stres, lęk czy przytłoczenie. W ten sposób prokrastynacja staje się mechanizmem obronnym przed niechcianymi uczuciami.

Dlaczego prokrastynujemy?

Prokrastynacja nie ma jednego źródła – wynika z kombinacji różnych czynników psychologicznych, emocjonalnych i behawioralnych, najczęstsze przyczyny to:

1. Perfekcjonizm – Osoby, które dążą do perfekcji, często odkładają zadania, ponieważ boją się, że nie wykonają ich wystarczająco dobrze. Perfekcjonizm może paraliżować i sprawiać, że osoby te boją się zaczynać pracę nad projektem.
2. Lęk przed porażką – Strach przed niepowodzeniem sprawia, że unikamy zadań, które mogą zakończyć się niepowodzeniem. Im bardziej boimy się błędów, tym bardziej odwlekamy zadania, które mogą nas narazić na krytykę.
3. Zbyt duże wyzwanie – Gdy zadanie wydaje się zbyt skomplikowane lub przytłaczające, łatwo jest się wycofać. Zamiast stawić czoła wyzwaniu, wybieramy mniejsze, łatwiejsze zadania, które przynoszą natychmiastową gratyfikację.
4. Brak motywacji – Jeśli zadanie wydaje się nudne, mało interesujące lub nie przynosi widocznych rezultatów, naturalnie odkładamy jego realizację na później. Nasze mózgi są zaprogramowane do unikania bólu i dążenia do przyjemności – jeśli zadanie nie jest ani pilne, ani satysfakcjonujące, prokrastynacja staje się bardziej prawdopodobna.
5. Nieumiejętność zarządzania czasem – Czasami prokrastynacja jest efektem złej organizacji pracy. Jeśli nie potrafimy odpowiednio planować i priorytetyzować zadań, łatwo jest wpaść w pułapkę odkładania.

Jakie są skutki prokrastynacji?

Prokrastynacja może mieć poważne konsekwencje, zarówno na poziomie osobistym, jak i zawodowym. W krótkiej perspektywie może prowadzić do opóźnień w realizacji zadań, zwiększenia poziomu stresu oraz obniżenia jakości pracy. W dłuższej perspektywie prokrastynacja może negatywnie wpłynąć na karierę zawodową, relacje międzyludzkie i ogólne samopoczucie psychiczne. Badania przeprowadzone przez Joseph Ferrari’ego, profesora psychologii z DePaul University, wykazują, że osoby chronicznie odkładające zadania częściej doświadczają problemów zdrowotnych, takich jak stres, bezsenność czy depresja.

Jakie są objawy prokrastynacji?

Prokrastynacja może przejawiać się na wiele sposobów. Oto kilka typowych objawów:

1. Unikanie pracy – Zamiast zająć się zadaniami o wysokim priorytecie, zajmujesz się mniej ważnymi czynnościami, jak porządkowanie biurka, nieustanne sprawdzanie maili, ciągłe zczytywanie wiadomości na czatach firmowych czy w mediach społecznościowych.
2. Brak poczucia czasu – Często odwlekasz zadania, a potem nagle zdajesz sobie sprawę, że terminy są już blisko.
3. Zadania wykonywane na ostatnią chwilę – Często zaczynasz pracę nad ważnymi projektami dopiero wtedy, gdy jesteś pod presją czasu, co prowadzi do niższej jakości wyników.
4. Wysoki poziom stresu i poczucie winy – Odwlekanie zadań często prowadzi do poczucia winy i zwiększenia stresu, ponieważ wiesz, że powinieneś działać, ale tego nie robisz.

Jak radzić sobie z prokrastynacją?

Na szczęście istnieje wiele skutecznych technik zarządzania czasem, które mogą pomóc w pokonaniu prokrastynacji. 36 narzędzi i 11 aplikacji, które pomogą Ci w skutecznym zarządzaniu czasem przedstawiam w Programie Mentoringowym, ale tutaj przypomnę kilka z nich:

1. Metoda Pomodoro

Metoda Pomodoro to popularna technika zarządzania czasem, która polega na podzieleniu pracy na krótkie, 25-minutowe bloki, zwane “pomodoro” z 5-minutowymi przerwami pomiędzy nimi. Po czterech cyklach robimy dłuższą, 15-30 minutową przerwę. Jako ciekawostkę zdradzę, że nazwa techniki pochodzi od kuchennego minutnika w kształcie pomidora (pomodoro po włosku oznacza pomidor), którego  Francesco Cirillo- twórca metody, używał podczas swoich studiów.

Badania pokazują, że regularne robienie przerw może poprawić koncentrację i wydajność. Dzięki tej technice łatwiej jest pokonać poczucie przytłoczenia, ponieważ zadania stają się bardziej wykonalne w krótkich odcinkach czasu.

2. Reguła „2-minutowa”

Jeśli jakieś zadanie można wykonać w mniej niż dwie minuty, warto zrobić to od razu. Technika ta pomaga zredukować liczbę małych, zalegających zadań, które zazwyczaj są odkładane na później. Zajmując się nimi natychmiast, zyskujesz przestrzeń umysłową na bardziej złożone projekty.

3. Matryca Eisenhowera (Macierz Priorytetów)

Macierz Eisenhowera to technika, która pomaga priorytetyzować zadania na podstawie ich pilności i ważności. Zadania dzielimy na cztery kategorie:

1. Pilne i ważne – te należy zrobić od razu,
2. Ważne, ale nie pilne – te planujemy na później,
3. Pilne, ale nie ważne – te delegujemy,
4. Nie pilne i nie ważne – te eliminujemy.

Dzięki tej technice zyskujemy lepszy wgląd w to, które zadania warto wykonać w pierwszej kolejności, co pomaga unikać prokrastynacji.

4. Zasada 5 sekund

Ciekawą techniką psychologiczną jest zasada 5 sekund, opracowana przez Mel Robbins.  amerykańską autorkę i mówczynię motywacyjną.

Zasada ta polega na tym, że kiedy poczujesz impuls do zrobienia czegoś, co powinieneś zrobić, ale co masz ochotę odwlec, musisz odliczyć w dół od 5 do 1 (5, 4, 3, 2, 1) i natychmiast podjąć działanie. Dlaczego to działa? Odliczanie od 5 do 1 pomaga przerwać cykl myślowy związany z odwlekaniem i pozwala przejść do działania, zanim Twój mózg zacznie szukać wymówek lub racjonalizować odłożenie zadania na później. Krótko mówiąc, daje Ci to okno czasowe na przełamanie prokrastynacji, zanim przejmie ona kontrolę nad Tobą. Ta technika jest prostym, ale skutecznym narzędziem, które można stosować codziennie, aby pomóc sobie w przezwyciężaniu prokrastynacji i budowaniu nawyku działania.

5. Rozbijanie zadań na mniejsze kroki

Często odkładamy zadania, ponieważ wydają się one zbyt duże lub przytłaczające. Rozbijanie zadań na mniejsze, bardziej zarządzalne części może uczynić je mniej przerażającymi. Możesz na przykład podzielić duży projekt na małe kroki i skupić się na wykonaniu jednego kroku na raz. To podejście sprawia, że zadanie wydaje się bardziej osiągalne i łatwiejsze do rozpoczęcia. Kiedy zadanie wydaje się mniejsze, każdy wykonany krok motywuje do dalszej pracy. Badania wykazały, że osiąganie małych sukcesów może znacząco zwiększyć motywację.

6. Ustalanie jasnych celów i nagród

Wyznaczanie konkretnych, mierzalnych celów sprawia, że łatwiej jest skupić się na ich realizacji. Dodatkowo nagradzanie się za postępy może zwiększyć motywację i zmniejszyć skłonność do odkładania pracy. Nagrody mogą być małe – np. krótka przerwa po zrealizowaniu zadania.

7. Radzenie sobie z emocjami

Prokrastynacja często jest związana z emocjami, dlatego warto nauczyć się radzenia sobie ze stresem, lękiem czy przytłoczeniem. W tym obszarze na każdego z Nas zadziała pozytywnie coś innego, mogą to być techniki relaksacyjne, ćwiczenia oddechowe, słuchanie muzyki, spacer czy sport- każde z tych rozwiązań może pomóc w lepszym opanowaniu towarzyszących Ci emocji i w redukcji stresu.

8. Planowanie i organizacja

Regularne planowanie dnia pracy może pomóc w uporządkowaniu zadań i lepszym zarządzaniu czasem. Tworzenie list zadań i ustalanie harmonogramu pozwala na skoncentrowanie się na tym, co najważniejsze, dzięki czemu zmniejsza się ryzyko prokrastynacji.

Prokrastynacja a badania naukowe

W badaniach nad prokrastynacją istnieje szeroka zgoda co do tego, że jest to zjawisko psychologiczne, które ma głęboki wpływ na nasze życie codzienne. Badania prowadzone przez Piersa Steela, autora książki „The Procrastination Equation”, wykazały, że prokrastynacja jest w znacznym stopniu związana z naszymi emocjami i motywacją. Steel odkrył również, że osoby o wysokim poziomie samokontroli rzadziej prokrastynują, a kluczowym elementem jest umiejętność radzenia sobie z odczuciami stresu i lęku. Jak pokazują badania, im lepiej zarządzamy naszymi emocjami, tym łatwiej jest nam unikać prokrastynacji.

Prokrastynacja to powszechny problem, który wpływa na zarządzanie czasem i efektywność zarówno w pracy, jak i w życiu prywatnym. Odkładanie ważnych zadań na później prowadzi do stresu, spadku motywacji i obniżonej jakości pracy. Na szczęście istnieje wiele sprawdzonych technik, które mogą pomóc w radzeniu sobie z prokrastynacją. Niezależnie od tego, czy zmagasz się z prokrastynacją w pracy, czy w życiu osobistym, kluczem jest zrozumienie przyczyn tego zjawiska i zastosowanie odpowiednich strategii, które pomogą w poprawie zarządzania czasem oraz zwiększeniu produktywności. Jeśli chcesz w tym temacie dowiedzieć się więcej, zapraszam, ten temat szeroko omawiam w Programie Mentoringowym, przekazując sporo praktycznych wskazówek z obszaru skutecznego zarządzania czasem.

Czas jest najcenniejszym zasobem, który mamy. Nie można go kupić, pożyczyć, nie ma gwarancji ani reklamacji. Nie trać swojego czasu, naucz się wykorzystywać go jak najlepiej ;)