Zależności między Pracownikami w kontekście zarządzania czasem, czyli jak wprowadzić synergię do zespołu
Praca zespołowa kluczowym czynnikiem
Umiejętność pracy w zespole jest jedną z najważniejszych kompetencji miękkich XXI wieku. Pogląd ten podziela większość pracodawców.
Zasady pracy zespołowej są umiejętnościami dla jednych zupełnie naturalnymi, dla innych – mogą być wyzwaniem. To co ważne, tych umiejętności można się nauczyć i można je rozwijać, ale wymaga to odpowiedniej postawy. Dużą rolę w tym obszarze odgrywa Lider, Manager, bo to on wpływa na kształtowanie odpowiednich postaw w zespole takich jak otwartość, odpowiedzialność i zaufanie.
Dla osób o silnej tendencji do samodzielności, współpraca w zespole może być trudna, dlatego istotne jest, aby takie osoby wyłapać i wesprzeć w procesie budowania zaufania, relacji i kompetencji. Z pewnością przełoży się to na skuteczną i odpowiedzialną współpracę z innymi. Aby proces “adaptacji” się powiódł, należy zrozumieć pewne zasady, styl pracy i role, które w naturalny sposób kształtują się w grupie.
Efektywna praca zespołowa, czyli zarządzanie czasem
W pracy zespołowej bardzo ważne jest również umiejętne zarządzanie czasem oraz to, aby wszyscy ten czas wykorzystywali efektywnie. To newralgiczny obszar, który może być jedną z przyczyn konfliktów w zespole. Częstymi przecież są sytuacje, gdzie mówi się, że ktoś „ciągnie za dwóch”, a inny “patrzy w chmury”.
Typy Pracowników z perspektywy zarządzania czasem
Schematyczne zachowanie możemy rozdzielić na wiele sposobów, np. ze względu na zarządzanie czasem, mamy w zespole cztery typy Pracowników.
Tzw. „Spychacze” – czyli osoby, które nie mają poczucia winy i odkładają zadania na słynne jutro lub nieokreślone później. Potrafią przez wiele dni nie wykonać powierzonego im zadania, tłumacząc ten fakt np. jakąś przeszkodą, która w zasadzie jest tak błaha, że żadną przeszkodą ani usprawiedliwieniem nie jest. To co w takiej sytuacji powinien zrobić Lider, Manager, to oczywiście pomóc „Spychaczowi” poprzez wyznaczenie mu bardzo szczegółowego planu działania. Krótkie cykle, częsty update i częsty odbiór poszczególnych etapów zadań powinny być nieodzownym elementem pracy ze Spychaczem.
Ale mamy też Pracowników zwanych „Ekspresami” czy „Ogarniaczami” – to są ci którzy ogarną wszystko. Są bardzo obłożeni pracą, ale zawsze ze wszystkim zdążą na czas, bo ich wewnętrzna ambicja i odpowiedzialność zawodowa nie pozwalają na zawalenie czy nie dowiezienie jakiegoś tematu. Przeważnie to im zleca się kolejne projekty, na które oczywiście się godzą. Pracownik idealny? Niestety nie. To jest ten Pracownik, który najczęściej spotyka się z wypaleniem zawodowym. Ich przeciążenie
pracą oraz nadodpowiedzialność gdzieś musi znaleźć ujście. Niestety, najczęściej tym ujściem są problemy zdrowotne różnej natury. To co Ty jako Manager, Lider powinieneś zrobić, to przede wszystkim nie wykorzystywać „Ogarniacza” ponad miarę. Jemu często może brakować asertywności, może nie chcieć Cię zawieść, bo sam też doskonale wie, że jest „Ogarniaczem”, że daje radę i Ty na niego liczysz.
Praca zespołowa to ma być partnerstwo i synergia. Każdy ma dokładać swoją cegiełkę do budowania wspólnego celu, niech zatem “Ekspres” dołoży swoje dwie, trzy cegły, ale nie osiem… Nie wykorzystuj faktu, że zawsze ogarnie!
Kolejny typ Pracowników to tzw. “Sprinterzy”. To osoby, które pracują zrywami. Są w stanie zrealizować projekty przewidziane na tygodnie w ciągu kilkudziesięcio-godzinnego maratonu, po którym odpoczywają przez kilka dni z poczuciem dokonania czegoś wielkiego. Takie osoby potrafią uratować sytuację, gdy coś się zawaliło i gdy nagle macie pożar przed samym deadline’m, ale uwaga – to nie są Pracownicy do długofalowych projektów. Nie są w stanie utrzymać długofalowej koncentracji i motywacji na zadaniu. Jeśli do takiego zadania chcesz Sprintera delegować, musisz podzielić to zadanie na krótkie odcinki, aby Sprinter zachował swój styl pracy. Oczywiście w tej sytuacji niezbędnym jest, aby kontrolować realizację kolejnych etapów.
Na końcu mamy też tzw. „Mróweczki” albo „Muły” czyli Pracowników, którzypracują systematycznie i powoli. Wykazują się raczej jakością niż ilością. Ich motywacja łatwo się nie zmienia, a ich upadki i wzloty mają niewielką amplitudę. I to są właśnie osoby, które świetnie nadają się na długie dystanse, ale ich użyteczność w sytuacjach kryzysowych jest niestety niewielka, bo źle znoszą presję czasu. Musisz zapewnić im spokojne i komfortowe środowisko, wówczas będą robić swoje i będą robić to dobrze.
Różne style pracy, różne motywatory
Pamiętaj, że masz w zespole osoby, o różnym stylu pracy, które motywuje coś innego, które są nastawione na różne procesy – jedni na zadania, inni na współpracę, a jeszcze inni na rywalizację. Pamiętaj, że dla niektórych osób w zespole obecność innych może być źródłem podwyższenia motywacji, z kolei dla innych wręcz przeciwnie – źródłem jej utraty. Twoją rolą jest baczna obserwacja oraz kierowanie relacjami i emocjami w zespole w taki sposób, aby każdą wątpliwość przekłuć w pewność słuszności wykonywanych wspólnie zadań i osiąganych celów, w pełną synergię.
