Zarządzanie czasem a multitasking
Ile razy zdarzyło Ci się wykonywać kilka rzeczy jednocześnie? Przeglądasz maile, rozmawiasz przez telefon, a w międzyczasie planujesz kolejny dzień. Brzmi znajomo? Multitasking – czyli wykonywanie wielu zadań jednocześnie – jest dziś uznawany za umiejętność wręcz pożądaną. Ale czy rzeczywiście pomaga lepiej zarządzać czasem i być bardziej produktywnym? Odpowiedź może Cię zaskoczyć.
Co to jest multitasking i dlaczego jest tak kuszący?
W dzisiejszym świecie multitasking często uchodzi za znak czasów. Mamy coraz więcej obowiązków, a czas zdaje się kurczyć. Rozwiązanie? Robić wszystko jednocześnie! Na pierwszy rzut oka brzmi to logicznie – w końcu więcej zadań wykonanych w tym samym czasie oznacza większą produktywność, prawda?
Jednak, jak pokazują badania, multitasking to bardziej mit niż magiczne rozwiązanie. Badanie przeprowadzone przez Stanford University wykazało, że osoby, które często wykonują wiele zadań jednocześnie, mają większe trudności z koncentracją i są mniej efektywne niż te, które skupiają się na jednym zadaniu w danym momencie.
Dlaczego w ogóle próbujemy multitaskingu?
- Chcemy zaoszczędzić czas,
- Chcemy być postrzegani jako osoby produktywne,
- Wierzymy, że tak działa nasz mózg (spoiler: nie działa).
Jak multitasking wpływa na Twój mózg?
Choć możesz czuć, że pracujesz szybciej, Twój mózg widzi to inaczej. Ludzki mózg nie został zaprojektowany do jednoczesnego wykonywania wielu skomplikowanych zadań. Kiedy próbujesz robić kilka rzeczy naraz, Twój mózg musi szybko przeskakiwać między zadaniami. To proces nazywany “task-switching” – i jest on kosztowny zarówno dla Twojej energii, jak i efektywności.
- Badanie z University of London: Ludzie, którzy wykonują multitasking, mają obniżoną efektywność poznawczą – ich wyniki w testach IQ spadają o 15 punktów. To tyle, co po całonocnym braku snu!
- Badanie z University of Sussex: Nadmierny multitasking może prowadzić do trwałych zmian w strukturze mózgu, zwłaszcza w obszarach odpowiedzialnych za empatię i kontrolę emocji.
Multitasking to więc nie tylko chwilowy spadek produktywności – może mieć długofalowy wpływ na Twoje zdolności poznawcze i zdrowie psychiczne.
Multitasking a zarządzanie czasem
Jeśli zarządzanie czasem jest dla Ciebie priorytetem, multitasking może być Twoim największym wrogiem. Dlaczego?
1. Zmniejsza produktywność
Zamiast skupić się na jednym zadaniu i wykonać je szybko i efektywnie, multitasking wydłuża czas potrzebny na ukończenie każdego zadania. Każdy moment przełączania się między zadaniami to utrata cennych sekund (lub minut).
2. Obniża jakość pracy
Próbując robić kilka rzeczy naraz, łatwiej popełniasz błędy. Wynika to z braku pełnego skupienia na jednym zadaniu.
3. Zwiększa stres
Nieustanne przeskakiwanie między zadaniami prowadzi do poczucia przytłoczenia i braku kontroli. Im więcej rzeczy próbujesz zrobić jednocześnie, tym większy chaos w Twojej głowie.
4. Tworzy iluzję efektywności
Masz wrażenie, że robisz więcej, ale w rzeczywistości osiągasz mniej. To, co mogło być zrobione szybko, rozciąga się na dłuższy czas.
Jak zarządzać czasem skuteczniej?
Zamiast próbować robić wszystko na raz, spróbuj technik, które naprawdę pomagają w zarządzaniu czasem. Zarządzanie czasem to nie tylko ustalanie priorytetów czy odpowiednie planowanie, to też przede wszystkim praca zgodna z Naszym rytmem okołodobowym i peakami energetycznymi. Zarządzanie czasem to walka z prokrastynacją i innymi zjawiskami utrudniającymi organizację i planowanie. Temat jest obszerny, ale warto zacząć od małych kroków.
Skup się na jednym zadaniu przez 25 minut, a potem zrób 5-minutową przerwę. Ta metoda pozwala na pełne skupienie i eliminuje pokusę multitaskingu. Metoda Pomodoro jest też jedną z metod walki z prokrastynacją. Możesz wykorzystać do tego celu specjalne aplikacje takie jak Pomodoro Timer czy Pomofocus.
2. Planowanie dnia z wyprzedzeniem
Jak powiedział Beniamin Frankilin: Nie planujac- planujesz porażkę. Wieczorem lub rano zaplanuj, jakie zadania są priorytetowe. Skup się na najważniejszych z nich i realizuj je jedno po drugim. Pomocną będzie metoda MoSCoW lub Matryca Eisenhowera. Jeśli wolisz wsparcie technologii, sprawdź tutaj:
Może to odważne, może nieodpowiedzialne, a może właśnie dojrzałe i pozwoli wykorzystać czas i nie tracić go na coś, co nie jest tego warte. 80% wyników pochodzi z 20% działań. Zidentyfikuj te kluczowe zadania, które mają największy wpływ na Twoje cele, i skup się na nich.
4. Deep Work
To koncepcja przedstawiona przez Cala Newporta. Polega na pracy w pełnym skupieniu przez dłuższy czas, bez rozpraszaczy. Dzięki temu wykonasz więcej w krótszym czasie.
5. Eliminacja rozpraszaczy
Co najczęściej rozprasza Nas w pracy? Hmmm, z moich obserwacji poczynionych podczas sesji mentoringowych i szkoleń – niestety, najbardziej przeszkadzają Nam … inni ludzie. Wyłącz powiadomienia, znajdź spokojne miejsce do pracy i zablokuj dostęp do social mediów podczas pracy nad ważnymi zadaniami. Wpisz w firmowy czat, że teraz nie możesz, zablokuj czas w kalendarzu online na pracę koncepcyjną, naklej kartkę na drzwi do Twojego biura z napisem: “Teraz nie wchodzić”. Może wyda Ci się to dziwne, może śmieszne, ale jeśli rzeczywiście się nad tym zastanowisz, to największym rozpraszaczem jest twój własny zespół. Warto się tym zająć. Tu dowiesz się w jaki sposób – Program Rozwoju Managerskiego.
Dlaczego warto porzucić multitasking?
Multitasking może wydawać się kuszący, ale w rzeczywistości jest jedną z największych przeszkód w skutecznym zarządzaniu czasem. Zamiast robić wszystko naraz, skup się na jednym zadaniu, wykonaj je dobrze i przejdź do następnego. Twój mózg Ci za to podziękuje, a Ty osiągniesz więcej w krótszym czasie.
Jeśli chcesz poprawić swoje zarządzanie czasem, zacznij od eliminacji multitaskingu i wprowadzenia technik, które naprawdę działają.
Jeśli chcesz poznać więcej tajników skutecznego zarządzania czasem, pomocnym będzie Program mentoringowy w formule VOD – w dowolnym czasie przy kawce lub sesje mentoringowe 1:1, w formule online na żywo. Zapraszam!
