Zarządzanie czasem i sobą w czasie

Czym jest zarządzanie czasem i dlaczego jest ważne?

Zarządzanie czasem to umiejętność organizowania i planowania, jak najlepiej wykorzystać dostępny czas na różne zadania i aktywności. W dzisiejszym szybkim tempie życia, skuteczne zarządzanie czasem staje się kluczowe nie tylko dla osiągnięcia sukcesów zawodowych, ale także dla utrzymania zdrowej równowagi między pracą a życiem prywatnym. Dzięki odpowiedniemu zarządzaniu czasem możemy zwiększyć swoją produktywność, zredukować stres, a także znaleźć więcej czasu na rzeczy, które naprawdę się dla nas liczą. W tym artykule przyjrzymy się najważniejszym zasadom zarządzania czasem oraz sprawdzonym metodom i narzędziom, które mogą pomóc w optymalizacji codziennych obowiązków.

Najważniejsze zasady skutecznego zarządzania czasem

Podczas licznych szkoleń, które prowadzę z zakresu zarządzania czasem i sobą w czasie, często zadaję pytanie: „Od czego zacząć”? I najczęściej w sali szkoleniowej panuje cisza.  Poniżej przedstawiam 5 najważniejszych zasad, jeśli będziesz się ich trzymać- klucz do sukcesu masz w dłoni.

1. Priorytetyzacja: skupienie się na najważniejszych zadaniach, które przynoszą największe korzyści.
2. Planowanie: tworzenie planu działania na dzień, tydzień czy miesiąc, aby z góry określić, co należy zrobić.
3. Eliminacja rozpraszaczy: unikanie czynników, które mogą odciągać uwagę od priorytetowych zadań.
4. Delegowanie: przekazywanie mniej ważnych zadań innym osobom, aby skupić się na kluczowych obowiązkach.
5. Czas na przerwy: regularne odpoczynki, które pomagają zachować wysoką efektywność przez cały dzień.

Metody i narzędzia zarządzania czasem

Podczas moich wykładów, szkoleń czy nawet krótkich kursów, podstawą są narzędzia, z którymi wracasz do domu. Czas spędzony na szkoleniu to jedno. Uczestnik wychodzi zmotywowany, pełen przekonania, że teraz to góry może przenieść! Materiały szkoleniowe, które dostajesz- super. Poczytasz, powtórzysz. Ale co dalej? To co z Tobą zostanie to narzędzia. Jeśli zaczniesz je stosować, będziesz w tym konsekwentny, wypracujesz w sobie nawyk. Nawyk to naturalna skłonność do wykonywania pewnych rzeczy. Bez przymusu, bez zastanawiania. Rano wstajesz- pewnie robisz kawę. Czy dlatego, ze jej potrzebujesz? Może tak, a może niekoniecznie, może po prostu to Twój codzienny rytuał, Twój „nawyk”. Zostawiam w tym artykule kilka narzędzi, które prezentuję podczas swoich szkoleń z zakresu zarządzania czasem. Zerknij, sprawdź, wybierz to, które jest dla Ciebie najbardziej odpowiednim.

Matryca Eisenhowera

Matryca Eisenhowera, klasyk w obszarze zarządzania czasem. To narzędzie wyjaśnia dlaczego mimo, że dla Nas wszystkich dobra trwa tyle samo- 24 godziny, to są ludzie, którzy „mają czas na wszystko”, podczas gdy inni- często mniej obłożeni obowiązkami, „nie wiedzą w co ręce włożyć”. Sekret polega w oddzieleniu spraw ważnych od pilnych. Dwight D. Eisenhower powiedział: „To, co jest ważne, rzadko jest pilne, a to, co jest pilne, rzadko jest ważne.” Stosowanie tej matrycy pomaga skupić się na naprawdę istotnych zadaniach, pomaga priorytetyzować zadania na podstawie ich ważności i pilności. Jeśli zatem chcesz wykorzystać matrycę Eisenhowera, weź kartkę, narysuj poziomą linię, następnie przetnij ją linią pionową, dzięki czemu zobaczysz na kartce cztery „ćwiartki” do każdej z nich wpiszesz za chwilę swoje zadania do wykonania, ale uwaga- podziel zadania na cztery kategorie:

• ważne i pilne: zadania, które wymagają natychmiastowej uwagi.
• ważne, ale niepilne: zadania, które są kluczowe, ale mogą być zaplanowane na później.
• pilne, ale nieważne: zadania, które wymagają szybkiej realizacji, ale nie są kluczowe.
• niepilne i nieważne: zadania, które można zignorować lub oddelegować.

Dzięki zastosowaniu matrycy Eisenhowera, zaczniesz skutecznie zarządzać czasem, bo przede wszystkim zaczniesz skupiać się na najważniejszych zadaniach, które przynoszą największe korzyści. Dzięki temu przestaniesz wpadać w pułapkę ciągłego gaszenia pożarów i poświęcania czasu na zadania mniej istotne.

Zasada Pareto

Kolejną istotną informację dla skutecznego zarządzania czasem przynosi Zasada Pareto, której twórcą był ekonomista Vilfredo Pareto. Zasada znana również jako reguła 80/20, która wskazuje, że 80% rezultatów pochodzi z 20% wysiłków. W zarządzaniu czasem oznacza to, że skupienie się na kluczowych zadaniach, które przynoszą największe efekty, jest bardziej efektywne niż rozpraszanie się na mniej ważne działania. Badania pokazują, że identyfikacja i koncentracja na najważniejszych działaniach może znacznie zwiększyć produktywność.

W praktyce oznacza to, że niewielka liczba działań przynosi większość efektów. Oto jak można zastosować tę zasadę w różnych aspektach życia zawodowego i prywatnego:

Zidentyfikowanie kluczowych zadań

Krok 1: Sporządź listę wszystkich zadań, które wykonujesz w danym dniu lub tygodniu. Krok 2: Oceń, które z tych zadań przynoszą największe korzyści lub mają największy wpływ na osiągnięcie celów.Krok 3: Skoncentruj się na tych kluczowych zadaniach, które należą do 20% przynoszących 80% rezultatów.

Analiza czasu pracy

Krok 1: Przeanalizuj, jak spędzasz swój czas w ciągu dnia.Krok 2: Zidentyfikuj czynności, które zajmują najwięcej czasu, ale przynoszą najmniejsze korzyści.Krok 3: Zredukuj czas poświęcany na mniej efektywne zadania i przenieś go na te, które są bardziej wartościowe.

Optymalizacja procesów biznesowych

Krok 1: Przeanalizuj wszystkie procesy biznesowe w firmie. Krok 2: Zidentyfikuj te, które generują najwięcej przychodów lub oszczędności (20% procesów przynoszących 80% wyników). Krok 3: Skup się na optymalizacji tych kluczowych procesów, eliminując lub automatyzując mniej efektywne działania.

Zarządzanie projektami

Krok 1: Przeanalizuj wszystkie zadania i etapy projektu. Krok 2: Zidentyfikuj kluczowe zadania, które mają największy wpływ na sukces projektu. Krok 3: Przypisz zasoby i czas przede wszystkim do tych kluczowych zadań, aby zapewnić ich terminowe i efektywne wykonanie.

Zwiększanie sprzedaży

Krok 1: Przeanalizuj klientów i produkty. Krok 2: Zidentyfikuj 20% klientów, którzy generują 80% przychodów, oraz 20% produktów, które przynoszą 80% sprzedaży. Krok 3: Skoncentruj swoje działania marketingowe i sprzedażowe na tych kluczowych klientach i produktach.

Rozwój osobisty

Krok 1: Przeanalizuj swoje nawyki i codzienne aktywności. Krok 2: Zidentyfikuj te, które przynoszą największe korzyści dla Twojego rozwoju (np. nauka nowych umiejętności, regularne ćwiczenia). Krok 3: Skoncentruj więcej czasu i energii na tych kluczowych aktywnościach, eliminując te, które są mniej wartościowe.

Organizacja domu i życia prywatnego

Krok 1: Sporządź listę codziennych obowiązków domowych. Krok 2: Zidentyfikuj te, które mają największy wpływ na Twoje zadowolenie i jakość życia. Krok 3: Skup się na tych kluczowych obowiązkach, delegując lub upraszczając mniej ważne zadania.

Usprawnienie komunikacji

Krok 1: Przeanalizuj wszystkie kanały komunikacji w firmie. Krok 2: Zidentyfikuj te, które są najbardziej efektywne i generują najlepsze wyniki. Krok 3: Skoncentruj się na rozwijaniu tych kluczowych kanałów, redukując czas poświęcany na mniej efektywne formy komunikacji.

Praktyczne wskazówki do zastosowania zasady Pareto w zarządzaniu czasem

Regularna analiza: Regularnie analizuj swoje zadania, projekty i procesy, aby upewnić się, że skupiasz się na tych najważniejszych.

Używaj narzędzi: Wykorzystuj narzędzia do zarządzania czasem, takie jak matryca Eisenhowera, aby lepiej priorytetyzować zadania.

Delegowanie: Nie bój się delegować mniej ważnych zadań, aby móc skupić się na kluczowych działaniach.

Automatyzacja: Automatyzuj powtarzalne zadania, aby zaoszczędzić czas na bardziej wartościowe aktywności.

Ustalanie celów: Ustalaj jasne i mierzalne cele, aby łatwiej identyfikować zadania, które przyczyniają się do ich osiągnięcia.

Zasada Pareto to potężne narzędzie, do zarządzania czasem, które może znacznie zwiększyć efektywność i produktywność w różnych aspektach życia. Skupiając się na kluczowych zadaniach i eliminując mniej ważne działania, można osiągnąć lepsze wyniki w krótszym czasie. Regularne stosowanie zasady Pareto pomaga w optymalizacji pracy, poprawie organizacji i osiągnięciu celów zarówno zawodowych, jak i prywatnych.

Metoda ALPEN

Ostatnią z metod ułatwiających zarządzanie czasem, którą przedstawię w tym artykule jest Metoda ALPEN. Metoda bardzo lubiana przez osoby, które potrzebują spokoju i nie lubią chaosu i zamieszania. ALPEN często wdrażam w programach mentoringowych, podczas których uczę zarządzania czasem, unikając nadmiernego obciążenia i stresu.

Na czym zatem polega ALPEN?

Metoda ALPEN to codzienna technika planowania zadań, opracowana przez Lothara Seiwerta. ALPEN to akronim, składający się z pierwszych liter niemieckich słów, który reprezentuje pięć kluczowych kroków w procesie codziennego planowania zadań.

• Aufgaben (zadania)
• Länge (długość)
• Pufferzeiten (czas buforowy)
• Entscheidungen (decyzje)
• Nachkontrolle (kontrola)

Jak zatem zastosować ALPEN w praktyce?

 Aufgaben (zadania)– Spisz wszystkie zadania, które planujesz wykonać danego dnia. Mogą to być zadania zawodowe, osobiste, pilne i niepilne. Ważne jest, aby stworzyć kompletną listę.

Przykład: Lista może zawierać takie zadania jak “napisać raport”, “odpowiedzieć na e-maile”, “przygotować prezentację”, “spotkanie z klientem”, “wizyta u lekarza”.

Länge (długość)– Określ przewidywany czasu trwania każdego zadania. To pozwala na realistyczne planowanie i unikanie nadmiernego obciążenia.

Przykład: “Napisanie raportu – 2 godziny”, “Odpowiedzenie na e-maile – 1 godzina”, “Przygotowanie prezentacji – 3 godziny”, “Spotkanie z klientem – 1 godzina”, “Wizyta u lekarza – 1,5 godziny”.

Pufferzeiten (czas buforowy) -Uwzględnij przerwy i nieprzewidziane zadania. Zaleca się rezerwowanie około 20-30% całkowitego czasu na nieprzewidziane sytuacje i przerwy, aby mieć elastyczność w planie dnia.

Przykład: Jeśli planujesz 8-godzinny dzień pracy, zarezerwuj 1,5-2 godziny na czas buforowy.

Entscheidungen (decyzje)– Priorytetyzuj zadania według ich ważności i pilności. Jak już wiesz z wcześniejszej części artykułu, zadania dzielą się na ważne/pilne, ważne/niepilne, pilne/nieważne, niepilne/nieważne.

Przykład: “Napisanie raportu” i “przygotowanie prezentacji” mogą być priorytetowe, podczas gdy “odpowiedzenie na e-maile bez gwiazdki” może być mniej pilne.

Nachkontrolle (kontrola)– Codziennie analizuj i kontroluj wykonane zadania. Sprawdź, co udało się zrobić, a co nie, i dlaczego. Wyciągaj wniosków na przyszłość.

Przykład: Pod koniec dnia przeglądasz swoją listę zadań i zaznaczasz, co zostało wykonane. Analizujesz, dlaczego niektóre zadania nie zostały zrealizowane i planujesz, jak lepiej zarządzać czasem następnego dnia.

Stosowanie metody ALPEN pomaga w realistycznym planowaniu dnia, zapobiegając nadmiernemu obciążeniu i stresowi.

Zarządzanie czasem to klucz do sukcesu w dzisiejszym świecie

Zarządzanie czasem i sobą w czasie to klucz do sukcesu w dzisiejszym świecie. Wykorzystanie narzędzi takich jak matryca Eisenhowera, zasada Pareto, metoda ALPEN z pewnością przyczynią się do zwiększenia Twojej produktywności, ale też przede wszystkim poprawią jakość Twojego życia.

Zgodnie z danymi Organizacji Współpracy Gospodarczej i Rozwoju, Pracownicy w Polsce są w europejskiej czołówce, pod względem liczby przepracowanych w ciągu roku godzin. Więcej czasu w pracy, spędzają tylko Maltańczycy, Grecy, Rumuni i Chorwaci. 

Statystyczny polski Pracownik pracuje długo, ale niestety nieefektywnie. Pracujemy coraz więcej i coraz częściej spędzamy nad zadaniami z pracy więcej niż 8 godzin dziennie. 

Długość dnia pracy wywiera wpływ na Twój nastrój, a nawet na stan Twojego zdrowia. Standardowo, człowiek przy zbyt małej ilości pracy, czyli poniżej 5 godzin, odczuwa niezadowolenie i frustrację.

Natomiast następstwem regularnego nadmiaru pracy (czyli pracowania powyżej 8-9 godzin dziennie, zwłaszcza przy intensywnej, umysłowej pracy wymagającej dużej koncentracji), następstwem jest przemęczenie, które objawia się zwiększającym się niezadowoleniem i może w perspektywie prowadzić do zaburzeń fizjologicznych, załamania nerwowego czy wypalenia zawodowego.

Ważne jest, aby nie tylko skupić się na efektywności w pracy, ale także dbać o równowagę między pracą a życiem prywatnym. Pamiętajmy, że zdrowie i dobrostan są fundamentem długoterminowego sukcesu.

Zarządzanie czasem to nie tylko technika. Zarządzanie czasem to styl życia, który pozwala na osiągnięcie celów zawodowych i osobistych, przy jednoczesnym zachowaniu zdrowia i szczęścia. Pamiętaj o tym, że każdy z Nas podchodzi do swojego czasu inaczej, już o tym wspominałam. Życzę Ci szerokiego spojrzenia na ten przyjazny styl życia, patrzenia z szerszej perspektywy na „work” i na „life” , tym samym umiejętności zarządzania czasem i sobą w czasie. Jeśli w tych obszarach potrzebujesz wsparcia, chcesz dowiedzieć się więcej- napisz: kontakt@talent-consulting.pl zapraszamy Cię do Naszych Programów Mentoringowych, kursów VOD i szkoleń w formie stacjonarnej i online.