Skuteczna komunikacja w zespole czyli w skrócie o rolach Belbina

Jeśli zarządzasz zespołem, to na pewno zdajesz sobie sprawę, że skuteczna komunikacja jest kluczowa. Ale czy kiedykolwiek zastanawiałeś się, dlaczego czasem świetne zespoły zawodzą, a teoretycznie przeciętne grupy osiągają niesamowite wyniki? Odpowiedź często tkwi nie w liczbie spotkań czy narzędziach komunikacyjnych, ale w tym, jakie role pełnią ludzie w Twoim zespole i czy te role są dobrze dobrane. Od tego zależy efektywna współpraca i skuteczna komunikacja.

Meredith Belbin, brytyjski badacz zarządzania, odkrył, że różnorodność ról w zespole jest fundamentem skutecznej współpracy. Skuteczna komunikacja jest fundamentem współpracy. Właściwe przypisanie ról zespołowych pozwala uniknąć chaosu komunikacyjnego, a jednocześnie zwiększa efektywność. Brzmi ciekawie? Przyjrzyjmy się temu bliżej.

Skuteczna komunikacja a role Belbina

Belbin wyróżnił dziewięć kluczowych ról w zespole, podzielonych na trzy grupy:

• Społeczne (interpersonalne) – budują relacje i harmonię w zespole.
• Zadaniowe (realizacyjne) – koncentrują się na działaniu i wynikach.
• Myślowe (strategiczne) – dostarczają innowacji i analizy.

Każda z tych ról wpływa na sposób komunikacji i współpracy w zespole. Dobre dopasowanie ról zmniejsza ryzyko konfliktów i sprawia, że komunikacja jest bardziej przejrzysta. Skuteczna komunikacja to m.in. transparentna komunikacja.

1. Role społeczne – spoiwo zespołu

• Koordynator (Coordinator) – to naturalny Lider, który umie delegować zadania i spaja zespół. Świetnie zarządza komunikacją, ale może czasem dominować rozmowę.
• Lokomotywa (Shaper) – dynamiczny, bezpośredni, czasem ostry w komunikacji. Motywuje zespół, ale bywa niecierpliwy.
• Dusza zespołu (Teamworker) – osoba, która łagodzi konflikty i dba o harmonię. Czasem unika trudnych rozmów, co może prowadzić do nieporozumień.

Jak wpływają na komunikację?

• Koordynator zapewnia, że każdy ma swój głos.
• Lokomotywa naciska na działanie, ale może przerywać innym.
• Dusza zespołu dba, aby komunikacja była empatyczna, ale może unikać konfrontacji.

2. Role zadaniowe – mistrzowie wykonania

• Implementer (Implementer) – systematyczny, przekształca pomysły w konkretne działania. Może być niechętny do zmian.
• Perfekcjonista (Completer Finisher) – dba o każdy detal, ale może być nadmiernie krytyczny.
• Specjalista (Specialist) – ekspert w swojej dziedzinie, ale często skupia się tylko na swojej pracy.

Jak wpływają na komunikację?

• Implementer mówi krótko i konkretnie, ale może ignorować nowatorskie pomysły.
• Perfekcjonista może wprowadzać napięcie, jeśli zbyt mocno punktuje błędy.
• Specjalista dostarcza wiedzy, ale może mieć trudności z prostym przekazaniem jej zespołowi.

3. Role myślowe – strategia i wizja

• Kreator (Plant) – pomysłowy, często ekscentryczny, generuje nowatorskie rozwiązania. Może zapominać o realiach.
• Monitor/Evaluator (Monitor Evaluator) – analizuje, ocenia, jest racjonalny i logiczny, ale bywa chłodny w komunikacji.
• Poszukiwacz źródeł (Resource Investigator) – pełen energii, świetnie buduje relacje, ale może nie doprowadzać spraw do końca.

Jak wpływają na komunikację?

• Kreator przynosi genialne pomysły, ale może mówić w sposób chaotyczny.
• Monitor ocenia obiektywnie, ale jego sposób komunikacji może wydawać się surowy.
• Poszukiwacz źródeł jest świetnym networkerem, ale może być zbyt powierzchowny.

Skuteczna komunikacja – co może zrobić Lider

1. Zrozum role w swoim zespole

Najpierw określ, jakie role pełnią członkowie Twojego zespołu. Możesz użyć testów Belbina lub po prostu zaobserwować, kto jak się zachowuje w trakcie spotkań i codziennej pracy.

2. Dostosuj sposób komunikacji

Nie wszyscy reagują tak samo na ten sam styl komunikacji. Lokomotywa potrzebuje wyzwań, Perfekcjonista – szczegółowych informacji, a Dusza zespołu – empatii. Im lepiej dopasujesz sposób rozmowy do danej osoby, tym skuteczniejsza będzie komunikacja.

3. Stwórz przestrzeń do skutecznej komunikacji

Czy Twój zespół czuje się komfortowo, dzieląc się pomysłami i opiniami? Jeśli chcesz usprawnić komunikację, zadbaj o kulturę otwartości. Może warto wprowadzić regularne burze mózgów lub retrospektywy? Pamiętaj, skuteczna komunikacja to otwarta i szczera komunikacja.

4. Zadbaj o różnorodność

Nie chcesz zespołu składającego się wyłącznie z Kreatorów ani samych Perfekcjonistów. Dobra komunikacja to balans – ktoś musi wymyślać, ktoś analizować, ktoś wdrażać. Jeśli Twój zespół ma braki w jakiejś roli, może warto to skorygować przy kolejnych rekrutacjach?

5. Ustal jasne zasady komunikacji

Określcie preferowane kanały komunikacji – czy ważne sprawy omawiacie na Slacku, mailowo czy na spotkaniach? Ustalcie, że każdy ma przestrzeń na wyrażenie swojego zdania, a krytyka ma być konstruktywna.

Skuteczna komunikacja w zespole to nie kwestia liczby spotkań, ale tego, jak zbudowany jest zespół i jak dopasowane są role. Model Belbina pomaga zrozumieć dynamikę komunikacyjną i unikać frustracji wynikającej z nieporozumień.

Liderze, jeśli chcesz, żeby Twój zespół efektywnie, przyjrzyj się swoim ludziom. Czy masz równowagę między wizjonerami a realistami? Czy zapewniasz przestrzeń dla różnych stylów komunikacji? Jeśli tak – jesteś na dobrej drodze do sukcesu! Jeśli ten temat chcesz poszerzyć, zapraszam Cię do udziału w Programie Rozwoju Managerskiego. Tam uczymy się jak poznać swój zespół. Skuteczna komunikacja to temat, który omawiamy bardzo szczegółowo.